effizient
   arbeiten

schnelle, papierlose Bearbeitung
von Eingangsdokumenten

Was ist Nextfolder?

Nextfolder ist eine browserbasierte Anwendung mit dem Fokus der schnellen, papierlosen Bearbeitung von Eingangsdokumenten für Banken.

Mit Nextfolder werden Dokumente von Fremdplattformen bis ins Archivsystem einer Bank ohne Medienbrüche bewegt. Die individuelle Dokumentenstruktur der Bank wird berücksichtigt.

Die Anwendung bietet dem Bankbenutzer eine intuitive Oberfläche zur schnellen Kategorisierung und Indizierung der Dokumente.

Die internen Strukturen und Workflows der Bank können in Nextfolder abgebildet werden.

Nextfolder wird als „Software as a Service“ (SaaS) angeboten. Dadurch, dass die IT-Infrastruktur über die TriNext GmbH bereitgestellt wird, ist eine Installation auf Endgeräten nicht erforderlich.

Eingangskanäle

Dokumente einsammeln – verarbeiten – und mit einem Klick ins Archivsystem

Auf GENOPACE oder EUROPACE hochgeladene Dokumente sind direkt in Nextfolder ohne Medienbruch abrufbar. Ein Login bei Nextfolder genügt. Das Aufrufen der Plattform, herunterladen der Dokumente und aufwendige Archivieren entfällt.

Erstellen Sie mit einem Klick direkt aus dem Vorgang einen agree21Doksharing Upload-Freigabe Link und senden diesen an Ihren Kunden oder Vermittler. Über diesen Link hochgeladene Dokumente stehen sofort in Nextfolder zur Bearbeitung bereit.

Zusätzlich steht Ihnen jederzeit ein manueller Upload von allen gängigen Dateitypen in einem Vorgang zur Verfügung. Ziehen Sie dafür einfach die Dokumente per Drag&Drop in Nextfolder. Die Konvertierung und Aufbereitung geschieht automatisch im Hintergrund.

Zusammenspiel mit GENOPACE

Der komplette Austausch von Dokumenten und Informationen an einem Ort

Perfekt kombiniert: Dokumente aus GENOPACE bzw. der EUROPACE Market-Engine stehen automatisiert über eine sichere Schnittstelle in Nextfolder zur Bearbeitung zur Verfügung.

Verknüpfen Sie die Kategorien der Digitalen Unterlagenakte in GENOPACE mit der von Ihnen angelegten Dokumentenstruktur in Nextfolder und sorgen Sie damit für eine automatische Zuordnung beim Unterlageneingang.

Verwalten Sie in Nextfolder direkt am Vorgang die Antragsreferenz, den Antragsstatus, das voraussichtliche Bearbeitungsdatum und den Sachbearbeiter auf der GENOPACE-Plattform.

Sie können fehlende Unterlagen während der Bearbeitung im Vorgang kennzeichnen und Nextfolder generiert für Sie ein Anschreiben an den Vermittler mit festgelegten Fälligkeitsdatum. Übertragen Sie dieses mit einem Klick direkt in die Ereignis-Liste in GENOPACE.

Vertragsunterlagen können ebenso aus einem Vorgang heraus direkt nach GENOPACE übertragen werden – und das alles ohne dass Sie sich dafür bei GENOPACE einloggen müssen.

Vorgangs­basierter Workflow

Ihre Kundenanliegen sind in Vorgängen organisiert und in einem übersichtlichen Dashboard aufgelistet.

Filtern Sie Ihre Vorgangsliste respektive der vergebenen Kompetenzen. Behalten Sie immer die Übersicht, indem Sie Ihre Filterkriterien selbst bestimmen und speichern.

Nextfolder kann Ihren Workflow mit dem flexiblen Labelsystem abbilden. Möchten Sie beispielsweise einen Vorgang ‚zur Genehmigung‘ an Ihre Kollegin oder Ihren Kollegen weiterleiten, erstellen Sie ein entsprechendes Label und leiten Sie den Vorgang an Ihre Kollegen*innen oder ein Gruppenbüro weiter.

Sie können Ihre Vorgangsliste auch nach Ihren Labels filtern, um so eine schnelle Übersicht sämtlicher Vorgänge mit einem gewissen Bearbeitungsstatus zu erhalten. Jeder Arbeitsschritt im Vorgang wird revisionssicher protokolliert.

Intuitiv ablegen

Das Konzept von Nextfolder: Dokumente so einfach und schnell wie möglich bearbeiten

Dokumente liegen nicht immer in richtiger Reihenfolge vor. Mit Nextfolder teilen Sie Dokumente und fügen sie neu zusammen – verschieben, drehen oder entfernen Sie einzelne Seiten mit einem Klick.

Zur Indizierung „fassen“ Sie die Einzelseiten einfach an und lassen sie in die entsprechende Dokumentenkategorie fallen. Die Stichwort-Suchleiste unterstützt Sie beim schnellen Finden der Kategorien. So verarbeiten Sie beispielsweise einen kompletten Baufinanzierungsantrag mit 150 Seiten in unter fünf Minuten.

Metadaten, wie Kunden-, Konto- oder Objektnummer, können Sie entweder für den gesamten Vorgang, eine einzelne Dokumentenkategorie (z. B. Objektunterlagen) oder nur für ein Dokument vergeben bzw. ändern.

Auch hier organisieren Sie sich mit Labels und Kommentaren an den Dokumenten innerhalb des Vorgangs und können diese danach filtern.

Fehlen bei einem Antrag Unterlagen, erstellen Sie das Label ‚Nachgefordert‘. Nun können Sie sich mittels der Filter im Vorgang alle so gekennzeichneten Unterlagen in einer Liste anzeigen lassen – schnell und übersichtlich.

Mit einem Klick exportieren

Fallabschließende Archivierung in agree21FMCS oder agree21DMS

Speicherplatz ist kostenintensiv. Exportierte Datensätze aus Nextfolder sind hinsichtlich der Dateigröße und Lesbarkeit optimiert. Dadurch sparen Sie Speicherplatz in Ihrem Dokumenten-Management-System und profitieren von schnellen Ladezeiten.

Für jede Dokumentenart definieren Sie die Exportqualität, welche Sie auch jederzeit im Vorgang individuell ändern können. Beim Export aus Nextfolder werden nicht nur die Bildinformationen übermittelt, sondern zusätzlich alle Annotationen, Bemerkungen, Notizen und selbstverständlich auch zugehörige Metadaten.

Abhängig von Ihrem DMS erhalten Sie in Ihrem Nextfolder-Arbeitsumfeld eine Rückmeldung zur Übertragung. Jederzeit haben Sie die Möglichkeit, Dokumente aus Nextfolder im PDF-Format herunterzuladen.

Schnell einsatzbereit

Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und überlassen uns den technischen Betrieb, die Wartungsarbeiten und Software¬aktualisierungen.

Nextfolder wird als „Software as a Service“ (SaaS) angeboten. Dadurch, dass die IT-Infrastruktur über die TriNext GmbH bereitgestellt wird, ist eine Installation auf Ihren IT-Systemen nicht erforderlich. Sie arbeiten ausschließlich mit Ihrem Internet-Browser.

Die komplette Datei-Übertragung erfolgt über Ihren Bankaccount bei Dracoon bzw. Agree21-Doksharing. Durch diese Schnittstelle ist ein sicherer Austausch gewährleistet. Zusätzlich erhalten Sie dadurch die Möglichkeit, weitere Eingangskanäle wie Plattformen, CRM-Systeme oder Upload-Center anzubinden.

Für die finale Ablage der Dokumente auf Ihrem DMS sind dort ein paar zusätzliche Einstellungen vorzunehmen. Bei der einmaligen Einrichtung, die in der Regel an einem halben Arbeitstag abgeschlossen ist, unterstützen wir Sie selbstverständlich.

Bei der Einrichtung in Nextfolder bilden Sie Ihren Workflow nach Ihren Vorstellungen ab. Für die verschiedenen Antragsarten und Fälle wie Baufinanzierung, Kundenverwaltung, Wertpapier etc. legen Sie eine individuelle Dokumentenstruktur an.

Organisieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Abteilungen und vergeben Sie passende Kompetenzen.

Sie können diese Strukturen jederzeit im laufenden Prozess an Ihre verändernden Anforderungen anpassen und erweitern.

Sicher und zuverlässig

Für uns ist Datenschutz Vertrauenssache. Der gesetzeskonforme Schutz und die gewissenhafte Verarbeitung Ihrer Daten ist für uns ein wichtiges Anliegen.

Dank mehrerer Sicherheitsebenen bei unserem nach DIN ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland sind alle Daten sicher gespeichert. Sämtliche Daten werden mit dem sicheren HTTPS-Protokoll übertragen und mittels SSL verschlüsselt.

Alle ein- und ausgehenden Dateien werden über die nach GDPR/EU-DSGVO und ISO 27001 zertifizierten Schnittstelle Dracoon (Agree21-Doksharing) übergeben. Durch die Ende-zu-Ende Verschlüsselung in Dracoon sind Ihre Daten nicht nur sicher, sondern werden zusätzlich noch auf Ransomware überprüft. Außerhalb dieser Schnittstelle verlassen keine Informationen Ihre Bank oder werden dahin übertragen.
Selbstverständlich verpflichten wir uns zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die uns überlassenen Daten in unserem Verantwortungsbereich. Sie erhalten alle rechtlich relevanten Verträge wie Auftragsverarbeitungvereinbarung, TOM oder Datenschutzbestimmungen.

Auch nach der persönlichen Begleitung bei der Einführung von Nextfolder stehen wir jederzeit mit unserem Support zur Verfügung. Zusätzlich haben wir stets ein offenes Ohr für Anregungen und Verbesserungsvorschläge, die wir in stetigen neuen Updates umsetzen.

Möchten Sie mehr erfahren?

Sehr gerne.

Wir beantworten gerne Ihre Fragen. Bitte schreiben Sie uns an info@nextfolder.de eine E-Mail.

Gerne stellen wir Ihnen Nextfolder in einem Webinar vor.

Erleben Sie, wie Sie Dokumente von GENOPACE automatisiert in Ihre individuelle Dokumentstruktur überführen und effizient weiterbearbeiten. Die digitale Verknüpfung mit GENOPACE, agree21doksharing und Ihrem Archivsystem ermöglicht eine Kommunikation ohne Medienbrüche aus einer Anwendung heraus: Nextfolder. In dieser Vorstellung erhalten Sie den ersten Einblick für Ihren nächsten Schritt ins papierlose Büro. Branchensoftware muss nicht kompliziert sein und kann sogar Spaß machen.

Melden Sie sich hier für das nächste Webinar an.

Ein Service der TriNext GmbH
Exerzierplatz 30
24103 Kiel