effizient
   arbeiten

schnelle, papierlose Bearbeitung
von Eingangsdokumenten

Was ist Nextfolder?

Nextfolder ist eine browserbasierte Anwendung mit dem Fokus der schnellen, papierlosen Bearbeitung von Eingangsdokumenten für Banken.

Kein Scannen, keine Downloads

In Nextfolder stehen alle relevanten Dokumente direkt aus den Vermittlungsplattformen wie Europace zur Verfügung. Downloaden, Ausdrucken und Einscannen sind nicht mehr notwendig.

Individuelle Eingangskanäle

Scanner, freigegebene Dateiordner, Internetplattformen sowie ein Upload-Center können an Nextfolder angebunden werden.

Benutzerfreundlich

Sie können Dokumente teilen und zusammenfügen und einzelne Seiten verschieben, drehen oder entfernen. Zur Indizierung ordnen Sie die Dokumente der jeweiligen Kategorie zu und erfassen erforderliche Informationen.

Zusammenarbeiten

In Nextfolder können Sie einen Vorgang an Ihre Kollegin oder Ihren Kollegen zur Bearbeitung weitergeben oder in einem Gruppenbüro ablegen.

Mit einem Klick exportieren

Die Dokumente sind im optimalen Verhältnis von Dateigröße und Lesbarkeit aufbereitet und werden direkt aus Nextfolder an das Dokumenten-Management-System der Bank übergeben (z. B. Agree21-FCMS oder Agree21-DMS). Alle aufbereiteten Dokumente stehen Ihnen auch als PDF-Download bereit.

Vorgangs­basierter Workflow

Ihre Kundenanliegen sind in Vorgängen organisiert und in einem übersichtlichen Dashboard aufgelistet.

Auf Plattformen wie EUROPACE hochgeladene Dokumente sind direkt in Nextfolder ohne Medienbruch abrufbar. Ein Login bei Nextfolder genügt. Über eine eigene App auf Scannern von exapture senden Sie papierhaft eingehende Unterlagen an Ihren Nextfolder Account oder ein Gruppenbüro. Zusätzlich steht Ihnen jederzeit ein manueller Upload von allen gängigen Dateitypen in einem Vorgang zur Verfügung.

Filtern Sie Ihre Vorgangsliste respektive der vergebenen Kompetenzen. Behalten Sie immer die Übersicht, indem Sie Ihre Filterkriterien selbst bestimmen und speichern. Nextfolder kann Ihren Workflow mit dem flexiblen Labelsystem abbilden. Möchten Sie beispielsweise einen Vorgang ‚zur Genehmigung‘ an Ihre Kollegin oder Ihren Kollegen weiterleiten, erstellen Sie ein entsprechendes Label und ändern die Zuständigkeit der Bearbeitung. Sie können Ihre Vorgangsliste auch nach Ihren Labels filtern, um so eine schnelle Übersicht sämtlicher Vorgänge mit einem gewissen Bearbeitungsstatus zu erhalten.

Organisieren Sie mit Ihren Kolleginnen und Ihren Kollegen den Bearbeitungs­fortschritt in Speicherständen, wie Sie es von Officeanwendungen gewohnt sind. Jeder Arbeitsschritt im Vorgang wird revisionssicher protokolliert.

Intuitiv ablegen

Das Konzept von Nextfolder: Dokumente so einfach und schnell wie möglich bearbeiten

Dokumente liegen nicht immer in richtiger Reihenfolge vor. Mit Nextfolder teilen Sie Dokumente und fügen sie neu zusammen – verschieben, drehen oder entfernen Sie einzelne Seiten mit einem Klick.

Zur Indizierung „fassen“ Sie die Einzelseiten einfach an und lassen sie in die entsprechende Dokumentenkategorie fallen. Die Stichwort-Suchleiste unterstützt Sie beim schnellen Finden der Kategorien. So verarbeiten Sie beispielsweise einen kompletten Baufinanzierungsantrag mit 150 Seiten in unter fünf Minuten.

Metadaten, wie Kunden-, Konto- oder Objektnummer, können Sie entweder für den gesamten Vorgang, eine einzelne Dokumentenkategorie (z. B. Objektunterlagen) oder nur für ein Dokument vergeben bzw. ändern.
Auch hier organisieren Sie sich mit Labels und Kommentaren an den Dokumenten innerhalb des Vorgangs und können diese danach filtern.

Fehlen bei einem Antrag Unterlagen, erstellen Sie das Label ‚Nachgefordert‘. Nun können Sie sich mittels der Filter im Vorgang alle so gekennzeichneten Unterlagen in einer Liste anzeigen lassen – schnell und übersichtlich.

Optimale Exporte

Die Balance zwischen Qualität und Dateigröße: Herausforderung angenommen

Speicherplatz ist kostenintensiv. Exportierte Datensätze aus Nextfolder sind hinsichtlich der Dateigröße und Lesbarkeit optimiert. Dadurch sparen Sie Speicherplatz in Ihrem Dokumenten-Management-System und profitieren von schnellen Ladezeiten.

Für jede Dokumentenart definieren Sie die Exportqualität, welche Sie auch jederzeit im Vorgang individuell ändern können. Beim Export aus Nextfolder werden nicht nur die Bildinformationen übermittelt, sondern zusätzlich alle Annotationen, Bemerkungen, Notizen und selbstverständlich auch zugehörige Metadaten.

Abhängig von Ihrem DMS erhalten Sie in Ihrem Nextfolder-Arbeitsumfeld eine Rückmeldung zur Übertragung. Jederzeit haben Sie die Möglichkeit, Dokumente aus Nextfolder im PDF-Format herunterzuladen.

Dokumente aus GENOPACE

Perfekt kombiniert: Dokumente aus GENOPACE bzw. der EUROPACE Market-Engine stehen automatisiert über eine sichere Schnittstelle in Nextfolder zur Bearbeitung zur Verfügung.

Verknüpfen Sie die Kategorien der Digitalen Unterlagenakte in GENOPACE mit der von Ihnen angelegten Dokumentenstruktur in Nextfolder und sorgen Sie damit für eine automatische Zuordnung beim Unterlageneingang.

Verwalten Sie in Nextfolder direkt am Vorgang die Antragsreferenz, den Antragsstatus, das voraussichtliche Bearbeitungsdatum und den Sachbearbeiter auf der GENOPACE-Plattform.

Sie können fehlende Unterlagen während der Bearbeitung im Vorgang kennzeichnen und Nextfolder generiert für Sie ein Anschreiben an den Vermittler mit festgelegten Fälligkeitsdatum. Übertragen Sie dieses mit einem Klick direkt in die Ereignis-Liste in Genopace.

Vertragsunterlagen können ebenso aus einem Vorgang heraus direkt nach GENOPACE übertragen werden – und das alles ohne dass Sie sich dafür bei GENOPACE einloggen müssen.

Schnell einsatz­bereit

Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und überlassen uns den technischen Betrieb, die Wartungsarbeiten und Software­aktualisierungen.

Nextfolder wird als „Software as a Service“ (SaaS) angeboten. Dadurch, dass die IT-Infrastruktur über die TriNext GmbH bereitgestellt wird, ist eine Installation auf Ihren IT-Systemen nicht erforderlich. Sie arbeiten ausschließlich mit Ihrem Internet-Browser.

Die komplette Datei-Übertragung erfolgt über Ihren Bankaccount bei Dracoon bzw. Agree21-Doksharing. Durch diese Schnittstelle ist ein sicherer Austausch gewährleistet. Zusätzlich erhalten Sie dadurch die Möglichkeit, weitere Eingangskanäle wie Plattformen, CRM-Systeme oder Upload-Center anzubinden.
Die Übertragung der Anwendungsdaten auf Ihren Bankserver wird über einen integrierten Service auf Ihrem Server abgebildet.

Für die finale Ablage der Dokumente auf Ihrem DMS sind dort ein paar zusätzliche Einstellungen vorzunehmen. Bei der einmaligen Einrichtung, die in der Regel an einem halben Arbeitstag abgeschlossen ist, unterstützen wir Sie selbstverständlich.

Bei der Einrichtung in Nextfolder bilden Sie Ihren Workflow nach Ihren Vorstellungen ab. Für die verschiedenen Antragsarten und Fälle wie Baufinanzierung, Kundenverwaltung, Wertpapier etc. legen Sie eine individuelle Dokumentenstruktur an.
Organisieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Filialen und Abteilungen und vergeben Sie passende Kompetenzen.

Sie können diese Strukturen jederzeit im laufenden Prozess an Ihre verändernden Anforderungen anpassen und erweitern.

Sicher und zuverlässig

Für uns ist Datenschutz Vertrauenssache. Der gesetzeskonforme Schutz und die gewissenhafte Verarbeitung Ihrer Daten ist für uns ein wichtiges Anliegen.

Dank mehrerer Sicherheitsebenen bei unserem nach DIN ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland sind alle Daten sicher gespeichert. Sämtliche Daten werden mit dem sicheren HTTPS-Protokoll übertragen und mittels SSL verschlüsselt.

Alle ein- und ausgehenden Dateien werden über die nach GDPR/EU-DSGVO und ISO 27001 zertifizierten Schnittstelle Dracoon (Agree21-Doksharing) übergeben. Durch die Ende-zu-Ende Verschlüsselung in Dracoon sind Ihre Daten nicht nur sicher, sondern werden zusätzlich noch auf Ransomware überprüft. Außerhalb dieser Schnittstelle verlassen keine Informationen Ihre Bank oder werden dahin übertragen.
Selbstverständlich verpflichten wir uns zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die uns überlassenen Daten in unserem Verantwortungsbereich. Sie erhalten alle rechtlich relevanten Verträge wie Auftragsverarbeitungvereinbarung, TOM oder Datenschutzbestimmungen.

Auch nach der persönlichen Begleitung bei der Einführung von Nextfolder stehen wir jederzeit mit unserem Support zur Verfügung. Zusätzlich haben wir stets ein offenes Ohr für Anregungen und Verbesserungsvorschläge, die wir in stetigen neuen Updates umsetzen.

Fragen?

Sehr gerne.

Wir beantworten gerne Ihre Fragen. Bitte schreiben Sie uns an info@nextfolder.de eine E-Mail. Natürlich vereinbaren wir auch eine Vorstellung unseres Services via Video-Konferenz.

Ein Service der TriNext GmbH
Preetzer Straße 265
24147 Kiel